Preguntas frecuentes sobre la emisi贸n de n贸mina electr贸nica en Colombia

  • La experiencia con la facturaci贸n electr贸nica evidenci贸 que uno de los factores principales para alcanzar el 茅xito en este tipo de procesos; est谩 asociado con la preparaci贸n y tiempo que tengan los empresarios y contadores para llevar a cabo la transici贸n.
  • Tener claridad frente a temas como la firma digital, el CUNE y el documento Notas de ajustes es fundamental a la hora de implementar la n贸mina electr贸nica y cumplir con los requisitos legales.

A pesar de que la DIAN modific贸 el calendario para la implementaci贸n de la n贸mina electr贸nica en Colombia; estableciendo el primero de agosto como la fecha de inicio para que las empresas se habiliten como emisores, y avancen con la generaci贸n y transmisi贸n de la n贸mina electr贸nica a partir de septiembre, la experiencia con la facturaci贸n electr贸nica evidenci贸 que uno de los factores principales para alcanzar el 茅xito en este tipo de procesos, est谩 asociado con la preparaci贸n y tiempo que tengan los empresarios y contadores para llevar a cabo la transici贸n.

Para que las empresas se beneficien al m谩ximo de esta pr贸rroga, es fundamental estudiar y determinar los componentes primordiales del documento y el tipo de software que se acomode mejor a las necesidades del negocio, de tal manera que no solo se cumpla con las condiciones de la DIAN, sino que favorezca la operaci贸n de las empresas.

C贸mo implementar la n贸mina electr贸nica en las empresas?

Siigo, como aliado de las peque帽as y medianas empresas, aclara las preguntas m谩s frecuentes relacionadas con los requisitos e implementaci贸n de la n贸mina electr贸nica:

驴La firma digital de la facturaci贸n electr贸nica sirve para n贸mina electr贸nica? 

La firma o certificado digital es un instrumento utilizado para firmar documentaci贸n electr贸nica. Es uno de los requisitos dentro de la Resoluci贸n, pues garantiza la seguridad y autenticidad de la informaci贸n gracias a que esta se encuentra encriptada; es decir, los datos solo pueden interpretarse con una contrase帽a o clave. Si la compa帽铆a ya ha obtenido y aplicado este certificado digital de la mano de un software como Siigo para la generaci贸n de facturas electr贸nicas; este mismo podr谩 ser utilizado para la transmisi贸n del documento soporte de pago de N贸mina Electr贸nica.

驴Qu茅 es el documento Notas de ajuste al documento soporte de pago de n贸mina electr贸nica?

La nota de ajuste es un documento electr贸nico que constituye el medio por el cual se realizan ajustes o anulaciones al documento soporte de pago de n贸mina electr贸nica por errores aritm茅ticos o de contenido que se deben corregir para enviar la informaci贸n correctamente a la DIAN. Se podr谩n hacer las notas de ajuste las veces que se requieran; pero es importante tener en cuenta que la 煤ltima versi贸n enviada es la que la DIAN tomar谩 como v谩lida.

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驴C贸mo implementar la n贸mina electr贸nica en las empresas?

La manera m谩s f谩cil para implementar la n贸mina electr贸nica es a trav茅s de una interfaz sencilla como Siigo; que no solo agilice los procesos y brinde todas las herramientas de capacitaci贸n y desarrollo, sino que sea 煤til para dar seguimiento a los pagos; generar reportes, evitar reprocesos, personalizar la n贸mina conforme a los datos de cada trabajador, y aplicar actualizaciones cada vez que surja una ley diferente.

Una de las principales caracter铆sticas a considerar a la hora de elegir un software de n贸mina es que sea en la nube, de tal forma que se tenga la informaci贸n alineada y haya claridad de los movimientos en tiempo real. Adem谩s, es importante verificar que los documentos soporte de pago de n贸mina electr贸nica dispongan del c贸digo CUNE.

驴Qu茅 es el CUNE?

El CUNE se denomina el c贸digo 煤nico de n贸mina electr贸nica. Hace referencia al valor alfanum茅rico obtenido con el fin de identificar de manera precisa el documento soporte de pago de n贸mina y las notas de ajuste por cada uno de los empleados. Es decir, es como el NIT de la factura, cada documento tiene un c贸digo diferente.   

驴Con qu茅 frecuencia se debe enviar el documento soporte de la n贸mina?

El documento de soporte de n贸mina electr贸nica se debe enviar mensualmente. En caso de que la empresa pague cada quince d铆as, se tendr谩n que sumar estos dos sueldos y posteriormente enviar el documento a la DIAN cada mes. Si se paga el salario una vez por mes, tambi茅n se debe hacer con la misma periodicidad.

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