驴C贸mo se protege la informaci贸n personal al facturar y emitir n贸minas electr贸nicamente?

  • La firma digital cumple el papel de candado de seguridad en l铆nea al encriptar los archivos y permitir su lectura o manipulaci贸n 煤nicamente con una clave.
  • 聽Al almacenar documentos en la Nube se cuenta con ventajas como delimitar qui茅n ;y de qu茅 forma se accede a cierta informaci贸n privada.

Si bien cada vez es mayor el n煤mero de personas que le ha perdido el miedo al mundo digital y se ha motivado a descubrir sus m煤ltiples ventajas o soluciones digitales; la vulnerabilidad de los datos e informaci贸n personal sigue siendo uno de los puntos que m谩s genera preocupaci贸n en los procesos de transformaci贸n tecnol贸gica.

Sin duda, en la medida en que avanzan las soluciones automatizadas y digitales, los delitos cibern茅ticos tambi茅n toman ventaja; por lo que las empresas de tecnolog铆a est谩n en la obligaci贸n de asegurar una total protecci贸n de punto a punto en cualquier gesti贸n digital.

Siigo, como proveedor de tecnolog铆a en la Nube para pymes, no solo busca optimizar la operaci贸n administrativa y contable de los empresarios, sino tambi茅n crear un ecosistema digital totalmente 铆ntegro en el que empresarios, contadores y clientes cada vez se sientan m谩s seguros y c贸modos.

Entonces, 驴de qu茅 forma un recurso digital empresarial como lo es una firma digital, factura o n贸mina electr贸nica garantizan las condiciones de seguridad necesarias para trabajar con tranquilidad?

Saber diferenciar una firma digital de una electr贸nica es clave en ciberseguridad

A pesar de que la firma electr贸nica, al igual que una manuscrita, se utiliza para identificar o autorizar un documento; esta no asegura la protecci贸n de la informaci贸n, por lo que se han creado instrumentos que cumplen el papel de 鈥candados de seguridad en l铆nea鈥 para autenticar, pero tambi茅n proteger documentaci贸n de gran valor como facturas o declaraciones tributarias.

Uno de estos es la firma o certificado digital que busca la veracidad y legalidad de la informaci贸n por medio de un procedimiento de encriptaci贸n en el que los datos solo se pueden leer o manipular con una contrase帽a, convirti茅ndolo totalmente ilegible para cualquier tercero. Su nivel de confiabilidad es tal, que la DIAN lo establece como requisito para emitir documentos electr贸nicos como la Facturaci贸n o N贸mina Electr贸nica; los cuales solo se pueden generar por medio de entidad de certificaci贸n digital o proveedores autorizados como Siigo.

La Nube para almacenar, pero tambi茅n para proteger tus soluciones digitales

Al mantener papeles en f铆sico no solo se corre el riesgo de que se pierdan o da帽en, sino que es m谩s sencillo que cualquier persona tenga acceso a ellos. Al almacenar documentos en la Nube se cuenta con ventajas como delimitar qui茅n y de qu茅 forma se accede a cierta informaci贸n privada.

鈥淓n el caso de Siigo Nube, software que brinda la posibilidad de reunir toda la informaci贸n administrativa de un negocio; es posible ofrecer el m谩ximo nivel de seguridad pues se apoya de los servidores de Microsoft Azure, los cuales est谩n calificados por las instituciones gubernamentales de Estados Unidos como los m谩s confiables; gracias a sus avances en protecci贸n de propiedad intelectual de los usuarios鈥, asegura David Ortiz, CEO del Grupo Siigo para LATAM.

C贸digos alfanum茅ricos para reconocimientos inequ铆vocos

Existen infinidad de documentos que a simple vista pueden parecerse entre s铆 y confundirse f谩cilmente, tal es el caso de una factura o n贸mina que en muchos casos var铆a por detalles muy puntuales. En un mundo tan amplio como lo es el digital es muy probable que esto suceda; por lo que es fundamental disponer de instrumentos que identifiquen con facilidad cada archivo y no termine en las manos equivocadas.

Mecanismos de combinaci贸n alfanum茅rica como el CUFE o CUNE son utilizados para la generaci贸n de documentos electr贸nicos como; facturas y n贸minas electr贸nicas para identificar la informaci贸n de forma inequ铆voca e individual, asegurando as铆 exclusividad a cada transacci贸n, por lo que no se presentar谩 el caso de ver dos facturas o n贸minas iguales.

Este se obtiene mediante el uso del one-way hash, un algoritmo que convierte mensajes o textos en una cuerda de d铆gitos.

Seguridad para todas las partes implicadas

Garantizar la integridad de la informaci贸n en la web de punto a punto no es un asunto negociable y menos si se trata de documentos importantes y confidenciales. En la era de las soluciones digitales, entidades gubernamentales como la DIAN han adaptado recursos como el formato XML; para evitar que la informaci贸n que las empresas env铆an se vea vulnerada en el camino.

En el caso de la facturaci贸n electr贸nica, la informaci贸n debe presentarse a la DIAN en un archivo XML para decodificarse utilizando 煤nicamente un c贸digo espec铆fico para luego timbrarlo y sellarlo. Con este proceso se valida que la persona o empresa que env铆a la factura es real y que efectivamente est茅 inscrita en los registros.

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